Cara menggunakan ciri kerjasama langsung baharu Excel

Sejak Microsoft memperkenalkan kerjasama langsung ke suite Officenya dengan keluaran Office 2016 pada September 2015, Excel telah ditinggalkan dalam kesejukan. Word, PowerPoint dan OneNote diberi alat penyuntingan kolaboratif, tetapi Excel tidak.

Selama hampir dua tahun, Microsoft telah berjanji bahawa Excel akan mendapat keupayaan juga. Dan kini, akhirnya, kerjasama masa nyata tersedia dalam versi desktop Excel sekurang-kurangnya untuk mereka yang mempunyai langganan Office 365 dan telah mengemas kini kepada Versi 1707 Build 8326.2058 atau lebih baru.

Pengguna Excel 2016 yang tidak mempunyai langganan Office 365 (atau pengguna versi Excel yang lebih lama) tidak boleh bekerjasama dari dalam versi desktop Excel, walaupun mereka masih boleh bekerjasama (atau menjemput orang lain untuk bekerjasama) menggunakan Excel Online dalam pelayar. Pada satu ketika, Microsoft berkata, versi desktop bukan langganan Excel juga akan mendapat ciri kerjasama, tetapi syarikat itu tidak menyatakan dengan tepat bila.

Untuk pelanggan Office 365 yang telah mengemas kini kepada Versi 1707 Build 8326.2058 atau lebih baru, bagaimana anda bekerjasama dalam Excel dan sejauh mana ia berfungsi? Baca terus untuk butiran.

Berkongsi hamparan

Beberapa nota sebelum bermula: Mula-mula, anda boleh bekerjasama hanya dengan fail yang disimpan dalam OneDrive, OneDrive for Business atau SharePoint Online, jadi pastikan mana-mana fail yang anda ingin kongsi disimpan di sana dan anda telah log masuk ke akaun Office 365 anda .

Kedua, kerjasama masa nyata berfungsi dalam Excel hanya jika anda menghidupkan AutoSimpan. Untuk melakukannya, pilih pilihan “Hidup” pada peluncur AutoSimpan di bahagian atas sebelah kiri skrin. (Gelangsar ini muncul dalam versi 1707 Build 8326.2058 atau lebih baru, tetapi tiada versi sebelum itu. Ini adalah cara yang mudah untuk mengetahui sama ada anda mempunyai versi Excel yang membenarkan kerjasama langsung.)

[ To comment on this story, visitComputerworld’s Facebook page. ]

Dengan itu, mari kita mulakan. Jika anda pernah bekerjasama dalam dokumen atau pembentangan menggunakan Word atau PowerPoint versi Office 2016, anda akan terbiasa dengan cara melakukannya dalam Excel. Apabila anda ingin bekerjasama dengan orang lain pada buku kerja, buka buku itu dahulu, kemudian klik butang Kongsi di bahagian atas sebelah kanan skrin Excel. Perkara yang berlaku seterusnya bergantung pada sama ada dokumen anda disimpan dalam OneDrive anda sendiri atau dengan OneDrive for Business atau SharePoint Online.

Jika fail anda disimpan dalam OneDrive peribadi anda, anda akan berkongsi hamparan melalui anak tetingkap Kongsi. Tetapi jika fail anda disimpan dalam OneDrive for Business atau SharePoint Online, anda akan menggunakan antara muka yang lebih baharu yang telah dilancarkan oleh Microsoft kepada pengguna Office 365 perusahaan pada Mei 2017. Seorang wakil Microsoft memberitahu kami bahawa syarikat itu berhasrat untuk melancarkan antara muka yang lebih baharu untuk pengguna dengan langganan Office 365 pada satu ketika, tetapi ia belum mengumumkan masa lagi. Jadi kami akan memberikan arahan untuk kedua-dua antara muka di bawah.

Jika dokumen anda disimpan dalam OneDrive peribadi anda: Apabila anda mengklik butang Kongsi, anak tetingkap Kongsi terbuka di sebelah kanan skrin. Masukkan alamat e-mel orang yang anda ingin kongsi dalam kotak teks “Jemput orang”. Masukkan berbilang alamat, dipisahkan dengan koma, jika anda ingin berkongsi dokumen dengan berbilang orang.

Satu ciri yang saya dapati amat berguna apabila menambah alamat e-mel: Semasa anda menaip, Excel melihat melalui buku alamat anda dan menyenaraikan nama dan alamat kenalan yang sepadan dengan teks yang anda masukkan. Klik alamat yang ingin anda tambahkan. Ini bukan sahaja menjimatkan sedikit masa anda, tetapi membantu memastikan anda tidak tersalah taip alamat.

Jika anda berada di rangkaian korporat, sebaliknya anda boleh mengklik ikon buku alamat di sebelah kanan kotak dan memilih orang atau orang yang ingin anda kongsi dari sana.

Kerjasama Excel 2016 - berkongsi hamparan Preston Gralla / IDG

Menjemput seseorang untuk bekerjasama pada buku kerja melalui anak tetingkap Kongsi. (Klik imej untuk besarkan.)

Seterusnya, pilih jenis hak kerjasama yang anda mahu berikan kepada orang yang anda jemput dengan mengklik anak panah ke bawah dalam kotak di bawah “Jemput orang”. Anda hanya mempunyai dua pilihan “Boleh mengedit,” yang bermaksud mereka mempunyai hak pengeditan penuh atau “Boleh melihat,” yang bermaksud mereka hanya boleh melihat hamparan semasa anda mengusahakannya dan tidak membuat sebarang perubahan. Jika anda ingin memberi orang tertentu keistimewaan mengedit dan orang lain keistimewaan lihat sahaja, anda boleh menghantar dua jemputan berasingan dengan hak yang berbeza dipilih.

Akhir sekali, jika anda ingin menghantar mesej kepada orang yang anda jemput, taipkannya dalam kotak “Sertakan mesej”. Apabila anda sudah selesai, klik butang Kongsi. Sebaik sahaja anda berbuat demikian, e-mel dihantar kepada penerima anda dengan pautan ke hamparan dan nama mereka dipaparkan dalam anak tetingkap Kongsi, betul-betul di bawah anda.

Kerjasama Excel 2016 - berkongsi jemputan Preston Gralla / IDG

Rakan usaha sama anda akan mendapat e-mel seperti ini apabila anda berkongsi hamparan. (Klik imej untuk besarkan.)

Jika anda kemudiannya memutuskan untuk menukar atau membatalkan keistimewaan paparan/edit seseorang, cuma klik kanan nama pengguna dalam anak tetingkap Kongsi dan pilih pilihan yang sesuai. Semua ini cukup mudah untuk dilakukan. Tetapi terdapat satu kelemahan: Ia tidak membenarkan pilihan ketiga antara mengedit dan melihat membuat ulasan pada hamparan tetapi tidak dibenarkan mengubahnya. Itu adalah sesuatu yang Google Sheets lakukan, dan Microsoft akan melakukannya dengan baik untuk mencontohinya.

Jika dokumen anda disimpan dalam SharePoint Online atau OneDrive for Business: Mengklik butang Kongsi muncul tetingkap Hantar Pautan. Di sini anda boleh menghantar e-mel dengan pautan yang membolehkan orang lain mengakses dokumen tersebut.

Kerjasama Excel 365 - tetingkap Hantar PautanMicrosoft

Berkongsi hamparan melalui anak tetingkap Hantar Pautan.

Secara lalai, hanya orang yang anda masukkan alamat e-melnya akan dapat mengedit dokumen, tetapi anda boleh mengklik kotak kebenaran untuk mengembangkan akses kepada sesiapa sahaja yang sudah mempunyai akses kepada fail, sesiapa sahaja dalam organisasi anda atau sesiapa sahaja. (Anda boleh menyahtanda kotak “Benarkan pengeditan” untuk menetapkan mana-mana kebenaran tersebut untuk membaca sahaja.)

Kerjasama Excel 365 - tetingkap Tetapan PautanMicrosoft

Pengguna perusahaan boleh memperhalusi akses dan kebenaran mengedit untuk hamparan kongsi mereka di sini.

Kembali ke tetingkap Pautan Hantar utama, masukkan alamat e-mel penerima (semasa anda menaip, Excel akan mencadangkan orang daripada buku alamat anda yang boleh anda pilih), secara pilihan taip mesej dan klik Hantar. E-mel dihantar kepada semua penerima dengan pautan yang boleh mereka klik untuk membuka dokumen.

Bekerjasama pada hamparan

Sekarang adalah apabila keadaan menjadi mengelirukan. Sama ada jemputan e-mel yang anda hantar dikaitkan dengan akaun OneDrive peribadi atau perniagaan, apabila penerima anda menerima e-mel dan mengklik untuk membuka hamparan, mereka akan membukanya dalam Excel Online dalam penyemak imbas, bukan dalam versi desktop Excel. Setakat ini, begitu baik. Walau bagaimanapun, mereka tidak akan dapat bekerjasama dengan anda serta-merta. Mereka tidak boleh mengedit atau melihat anda bekerja pada buku kerja pada ketika ini dan anda tidak akan tahu apabila mereka melihat fail tersebut. Lebih teruk lagi, mereka mungkin tidak menyedari bahawa mereka tidak boleh mengedit dokumen dan bekerjasama dengan anda sehingga mereka cuba membuat perubahan dan tidak boleh melakukannya.

Ini adalah kecacatan reka bentuk yang serius. Sebaik sahaja jemputan membuka fail, mereka harus diberitahu dengan jelas apa yang perlu dilakukan jika mereka ingin bekerjasama dengan anda. Untuk bekerjasama, mereka perlu mengklik butang “Edit Buku Kerja” kecil di bahagian atas sebelah kanan skrin dan memilih sama ada “Edit dalam Excel” atau “Edit dalam Penyemak Imbas.” Jika mereka adalah pelanggan Office 365 yang mempunyai versi Excel yang didayakan kerjasama baharu, mereka boleh memilih “Edit dalam Excel” dan mereka akan dapat bekerjasama dalam masa nyata dari dalam versi desktop Excel mereka. Pengguna lain perlu memilih “Edit dalam Penyemak Imbas” jika mereka mahu bekerjasama dengan anda.

Setelah mereka membuat pilihan dan mula mengedit buku kerja, anda melihat perubahan yang mereka buat dalam masa nyata melalui kursor berwarna yang menunjukkan kehadiran mereka dalam fail. (Setiap orang yang bekerjasama mendapat warna yang berbeza). Kursor anda juga muncul pada skrin mereka sebagai warna dan mereka melihat perubahan yang anda buat. Apabila seseorang melakukan kerja seperti memasukkan data atau formula ke dalam sel, mencipta carta dan sebagainya, perubahan akan muncul. Letakkan kursor anda pada kursor orang lain, dan nama orang itu muncul di atasnya, untuk menjadikannya lebih mudah untuk melihat perkara yang sedang diusahakan oleh orang lain.

Kerjasama Excel 2016 - label penyuntingan orang Preston Gralla / IDG

Letakkan kursor anda pada sel yang sedang diedit oleh orang lain dan anda akan melihat nama mereka padanya, menjadikannya mudah untuk mengenal pasti perkara yang orang lakukan dalam hamparan. (Klik imej untuk besarkan.)

Pengguna perusahaan yang failnya disimpan dalam OneDrive for Business atau SharePoint Online akan melihat perkara yang sama, kecuali tanpa anak tetingkap Kongsi.

Selalunya, saya mendapati terdapat lag beberapa saat selama sepuluh saat antara masa seorang kolaborator baharu mula mengedit dokumen dan apabila kursor mereka muncul pada skrin. Selepas lag awal itu, perubahan selalunya, tetapi tidak selalu, muncul serta-merta. Kepantasan mereka muncul berbeza-beza mengikut kekuatan dan kebolehpercayaan sambungan internet orang itu. Jadi, jika anda mempunyai sambungan yang perlahan atau terkelupas, jangkakan akan ada gangguan dan halangan.

Juga, pada satu ketika, kerjasama yang tidak dapat dijelaskan tidak akan berkesan untuk saya. Apabila saya mengerjakan buku kerja dan orang lain mengerjakannya pada masa yang sama, tidak ada orang yang melihat kehadiran orang lain, walaupun kami telah disediakan untuk berkongsi. Apabila saya cuba menghantar jemputan perkongsian pada dokumen lain, Excel tidak akan menghantarnya. But semula menyelesaikan masalah, seperti yang sering dilakukan dengan pelbagai jenis pepijat misteri, tidak kira aplikasi atau puncanya. Masalah itu tidak berulang lagi.

Pada anak tetingkap Kongsi (jika anda mempunyai satu), anda akan melihat senarai semua orang yang sedang bekerjasama pada dokumen atau yang telah diberikan akses kepada dokumen itu. Klik dua kali mana-mana nama dan anda akan dapat berkomunikasi dengan mereka semasa anda bekerja. E-mel sentiasa tersedia, walaupun itu tidak begitu berguna untuk kerjasama serentak, kerana berulang-alik mungkin mengambil sedikit masa. Pemesejan segera dan membuat panggilan suara menggunakan VoIP tersedia, tetapi hanya melalui Skype dan hanya jika anda berdua log masuk ke Skype semasa anda bekerja pada hamparan.

Kerjasama Excel 2016 - hubungi rakan usaha sama Preston Gralla / IDG

Anda boleh menghantar e-mel, memanggil atau bersembang dengan orang lain yang bekerja pada dokumen dengan anda. (Klik imej untuk besarkan.)

Jika anak tetingkap Kongsi mengganggu anda, klik X di sebelah kanan atasnya dan ia hilang. Untuk memaparkannya semula, klik butang Kongsi di bahagian atas skrin.

Hasilnya

Kerjasama berfungsi dalam Excel dengan cara yang sama seperti dalam Word dan PowerPoint, dengan batasan dan kekuatan yang sama. Pada sisi negatifnya, apabila anda dihantar jemputan untuk bekerjasama pada dokumen, tidak ada tanda jelas bahawa anda perlu menukar mod edit untuk menggunakan kerjasama. Selain itu, melainkan orang menggunakan dan log masuk ke Skype, komunikasi terhad kepada e-mel.

Walau bagaimanapun, semua yang dikatakan, ia adalah alat yang hebat untuk orang ramai bekerja bersama-sama dengan mudah pada hamparan. Sesiapa sahaja yang mempunyai langganan Office 365 yang bekerja dengan orang lain harus mencubanya.

Apa yang IT perlu tahu

Tiada apa yang IT perlu lakukan untuk mendayakan atau menyokong kerjasama Excel ia berfungsi sama seperti ciri kerjasama Word dan PowerPoint yang telah dibina dalam versi perniagaan Office 365.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *